Seguimiento a la planificacióN

Sistema planificación operativA

Guía Sistema de Seguimiento a la Planificación Operativa

Perfil: Encargado Planificación Operativa, Gerencia Administración y Finanzas, Coordinador Regional y Gerente de Administración y Finanzas.

Entendemos como planificación operativa, al proceso por medio del cual se define la oferta de programas e instrumentos para un determinado periodo, así como sus presupuestos y coberturas. Posterior al ingreso, y durante el mismo periodo pueden realizarse modificaciones o ajustes.

ACCESO AL SISTEMA

Ingrese a la plataforma mi.sercotec.cl y acceda con sus credenciales de Sercotec.

Ingrese al Sistema de Planificación Operativa.

INGRESO DE SOLICITUD DE CAMBIO PLANIFICACIÓN OPERATIVA De PRESUPUESTO O COBERTURA

Perfil: Coordinador Regional de cada Dirección Regional.

Cuando su solicitud sea aprobada por el Encargado de Planificación Operativa, y Gerencia de Administración y Finanzas, cuando corresponda, recibirá correo de confirmación.

Acceda a Ingreso Solicitud, a continuación, el sistema le mostrará en pantalla datos que debe ingresar para generar la solicitud de cambio, llénelos de acuerdo a lo requerido, Entre Regiones o Regional:

IMPORTANTE: RECUERDE QUE CADA SOLICITUD A INGRESAR, DEBE SER UN ACUERDO PREVIO CON EL ENCARGADO DE PLANIFICACIÒN OPERATIVA DE LA GERENCIA DE PROGRAMAS.

SOLICITUD ENTRE REGIONES: Si el acuerdo previo se encuentra gestionado, complete los datos y envíe la(s) solicitud(es) a aprobación, presionando Grabar > Enviar Solicitud. Este movimiento efectuará cambios en instrumentos de otras regiones.

Si su solicitud fue ingresada para cambio en la Cobertura, esta será aprobada solo por el Encargado de Planificación Operativa, sin pasar por Gerencia de Administración y Finanazas.

Una vez enviada la solicitud, podrá visualizar en su Bandeja de Entrada, el estado actual en el que se encuentra y si posee algún comentario asociado.

SOLICITUD REGIONAL: Ingrese la solicitud y a continuación se mostrará cuadro donde debe indicar Instrumento que será modificado, seleccione Grabar > Enviar Solicitud. Este movimiento efectuará cambios en instrumentos solo de su región.

Una vez enviada la solicitud, podrá visualizar en su Bandeja de Entrada, el estado actual en el que se encuentra y si posee algun comentario asociado.

APROBACIÓN SOLICITUD DE CAMBIO DE PLANIFICACIÓN OPERATIVA DE PRESUPUESTO Y/O COBERTURA

Perfil: Encargado Planificación Operativa.

SOLICITUD REGIONAL: si la solicitud se encuentra correcta seleccione Procesar > Aprobar o Rechazar.

Si la solicitud debe ser cambiada, seleccione Modificar y corrija los montos.

Si la solicitud no corresponde, seleccione Rechazar, esta será notificada al coordinador regional.

SOLICITUD ENTRE REGIONES: Si la solicitud se encuentra correcta, seleccione ID Solicitud > Procesar > Aprobar o Rechazar. Ademas puede modificar o rechazar directamente una solicitud.

Si la solicitud ingresada es solo cambio en la Cobertura del instrumento, esta solo será aprobada por el Encargado de Planificación Operativa, sin pasar por Gerencia de Administración y Finanzas, por lo que debe solos procesar esta solicitud.

MODIFICACIÓN DISMINUCIÓN DE PRESUPUESTO EN BANCO DE PROYECTOS

Perfil: Coordinador Regional – Ejecutivo de Fomento a Cargo de Instrumentos.

Cuando sea ingresada una solicitud que disminuya Presupuesto y/o Cobertura, esta requerirá que sea modificado, en primera instancia, el presupuesto en el Banco de Proyectos, para esto es necesario que ingrese directamente a realizar los cambios en este sistema.

Realizado los cambios y aprobaciones correspondientes en el Banco de Proyectos, debe ingresar nuevamente al sistema de Planificación Operativa para procesar la solicitud y seleccionar Procesar > check en “Cambio Aplicados en Banco de Proyectos” > Aprobar o Rechazar.

APROBACIÓN SOLICITUD GAF

Perfil: Gerente de Administración y Finanzas y Gerencia de Administración y Finanzas.

Una vez aprobada la solicitud por la Gerencia de Programas, el sistema le enviará un correo de confirmación con los datos ingresados para su verificación de disponibilidad, modificación en sistema SAP y posterior aprobación en el Sistema de Planificación Operativa.

Ingrese al Sistema de Planificación Operativa y seleccione Procesar la solicitud pendiente de validación. Si la solicitud requiere ingresar un comentario seleccione Comentario, el cual podrá modificarse durante su vigencia.

Seleccione Validar o Rechazar > Ok si la disponibilidad ha sido confirmada.

Perfil: Gerente de Administración y Finanzas.

Una vez que haya sido validado el cambio de planificación operativa por el perfil Gerencia de Administración y Finanzas. Diríjase a su bandeja de entrada en el Sistema de Planificación Operativa y seleccione Procesar en la solicitud pendiente de aprobación, luego seleccione Aprobar > Ok para enviar nuevamente al perfil Gerencia de Administración y Finanzas.

Perfil: Gerencia de Administración y Finanzas.

Aprobada la solicitud por el Gerente de Administración y Finanzas, diríjase a su bandeja de entrada y seleccione la solicitud que corresponda para ser aprobada, si es disminución de presupuesto o cobertura, será finalizada por este perfil, si la solicitud es por Aumento de Presupuesto y cobertura, será enviada al coordinador regional para la modificación en Banco de Proyectos.

Seleccione Cambios Aplicados en SAP > Aprobar o Rechazar.

MODIFICACIÒN AUMENTO PRESUPUESTO O COBERTURA EN BANCO PROYECTOS Y FINALIZACIÓN DE SOLICITUD

Perfil: Coordinador Regional.

Cuando la solicitud haya sido aprobada por la Gerencia de Administración y Finanzas el sistema le enviará un correo de confirmación.

Luego, el Coordinador Regional debe realizar el Aumento Presupuesto o Cobertura en el Banco de Proyectos (Diríjase a Sistema Banco de Proyectos) y a continuación finalizar el proceso en el Sistema de Planificación Operativa.

Debe ingresar a Bandeja entrada solicitudes y Procesar la solicitud a finalizar.

Seleccionar Cambios aplicados en banco de proyectos > Finalizar o Rechazar.

Finalizada la solicitud, recibirá correo de confirmación.

VISUALIZACIÓN LISTA (OPCIONAL)

Perfiles: Encargado Planificación Operativa y Coordinador Regional.

Le permitirá visualizar lista con el ingreso completo de la planificación operativa y las solicitudes aprobadas como historial de cambios.

Seleccione Planificación Operativa > Listado