Si se despliega una pantalla similar a:

Una vez que se ha ingresado a la plataforma de Rendiciones, el menú que se desplegará dependerá del perfil del usuario.

Si el perfil del usuario es Ejecutivo AOI, el menú desplegado es similar a:

Si el perfil del usuario es Ejecutivo Financiero o Ejecutivo de Fomento, el menú desplegado es similar a:

• El ejecutivo AOI podrá ingresar a la plataforma y descargar una planilla Excel con la información propuesta para la rendición mensual (Auxiliar Beneficiario).

• Esta información se genera con los datos pre-cargados en las distintas plataformas de Sercotec, por lo que la información debe ser consistente y correcta.

• En esta planilla se encontrará todos los proyectos, los ítems y subítems a ser rendidos y los montos pendientes por rendir. Esta planilla puede ser descargada tantas veces como lo solicite el usuario.

• Se descargará sólo la información asociada a la AOI y Región del usuario logeado. No se produce cambios en el estado de la rendición.

La pantalla de la aplicación se verá:

Una vez que la planilla auxiliar de beneficiario esté completa, el ejecutivo AOI podrá subirla a la plataforma para iniciar el proceso de rendición mensual.

Se desplegará la pantalla de Bandeja de Entrada. De esta pantalla, presionar el botón “Subir Nueva Planilla”, como se muestra en la siguiente figura:

El ejecutivo AOI podrá revisar la planilla subida y validar que corresponda a la que se había preparado (por sí ocurrió algún error humano en la selección del archivo).

Al subir un auxiliar a la plataforma, se generará el documento “Resumen de Envío Auxiliar Mensual” que será enviado a la plataforma de Acepta para que el Director de la AOI firme este documento. Con esto, se formaliza la entrega del documento de rendición. Al dejar disponible el documento en la plataforma Acepta, se enviará automáticamente un mail al responsable de la firma (Director AOI) para recordarle la firma pendiente.

Ingresar RUT y PIN (clave) y luego presionar “Entrar”.

Una vez que ingresa a la plataforma, asegurarse de estar en el listado de “Mis Pendientes”:

Seleccionar el documento a firmar:

Aunque el documento esté firmado en Acepta por el Director de la AOI, en la plataforma de Rendiciones seguirá en estado Pendiente de Firma. La validación automática y cambio de estado se realiza en un proceso nocturno.

Para validar que la firma esté ingresada correctamente, el ejecutivo AOI puede ingresar a la plataforma de rendición y realizar la validación manual, dejando el documento Pendiente de Revisión Automática (para el AOI el estado es Pendiente de Revisión).

Para esto, el ejecutivo AOI debe ingresar a la plataforma de Rendiciones y presionar el botón Validar Firma de la rendición ingresada.

En el listado de auxiliares, se verá el nuevo estado:

El ejecutivo AOI podrá revisar el estado del auxiliar en todo momento. Para esto, debe ingresar a la bandeja de entrada y presionar el botón Lupa como se muestra en la siguiente imagen:

Si el auxiliar se encuentra en los estados “Pendiente de Firma”, “Revisión de Forma”, “Devuelto por no Conformidad”, “Recepción conforme” o “Revisión”, al ver el detalle de la rendición, se desplegará una pantalla similar a:

Si la rendición se encuentra en estado “Notificada”, se desplegará el detalle de la rendición, similar a la siguiente imagen:

Los registros en estado “Con observaciones” o “Rechazados”, se destacarán en un color distinto a los Pre-Aprobados. Para estos registros, al presionar el link “Ver”, se abrirá una ventana donde se desplegará las observaciones técnicas y/o financieras asociadas al registro, similar a la siguiente imagen:

Periódicamente (una vez al día, en la noche), se ejecutará un proceso que realizará las siguientes acciones por cada rendición en estado Pendiente Revisión Automática y Pendiente de Firma:

• Validación de firma de auxiliar en Acepta.

• Validación de revisión de forma de planilla auxiliar ingresada.

• Validación de reglas de negocio aplicadas a cada registro de la planilla auxiliar.

Al concluir el proceso, se generará un archivo con la información de la ejecución del proceso que se podrá ver en línea por cada auxiliar. Al presionar el ícono del informe, se descargará al equipo del usuario para que pueda revisarlo.

Una vez que el proceso de validación automático se ha realizado, el Ejecutivo Financiero debe realizar la validación manual y registrar en la plataforma si acepta (recepción conforme) o rechaza la planilla auxiliar.

Una vez que el archivo auxiliar se encuentre en estado “Recepción Conforme”, el ejecutivo financiero procede a definir los registros que serán parte del muestreo.

Para esto, el ejecutivo financiero ingresa a la bandeja de rendiciones y presiona el ícono Lupa para aquellas rendiciones en estado “Recepción Conforme”, como se muestra en la siguiente imagen:

Se desplegará una pantalla similar a:

Los pasos a seguir son:

• Obtener Planilla para Muestreo: al presionar este botón se generará una planilla Excel que contendrá todos los registros contenidos en el auxiliar con todo el detalle. Esta planilla queda disponible en el equipo del usuario. La planilla tiene un formato similar a la siguiente imagen:

• Seleccionar Archivo: Al presionar este botón, se abrirá el explorador de archivos propio del Equipo que se esté usando para seleccionar la planilla Excel que contiene los registros marcados para el muestreo. Se desplegará el nombre del archivo seleccionado como se ve en la siguiente imagen:

Para todas los auxiliares en estado “Revisión”, el ejecutivo financiero debe revisar y definir el estado de revisión de cada uno de los registros de muestreo.

Los estados de revisión posibles para cada uno de los registros de muestreo son:

• Pre-Aprobado: el registro queda pre-aprobado hasta la revisión trimestral en donde pasa a estado Aprobado. El monto rendido en este registro se descontará del monto del ítem asociado para las siguientes rendiciones.

Con Observaciones: el registro de muestreo queda pendiente de revisión posterior al cierre de la rendición mensual (auxiliar). Estos registros no se deben volver a rendir. Al marcar un registro como observado, se levanta una pantalla en donde se debe ingresar el motivo de observado. Si un ejecutivo financiero deja un registro observado debe realizar el seguimiento de este registro para definir el estado final: Pre-Aprobado o Rechazado.

Rechazado: el registro queda rechazado, por lo que no es posible volver a rendir ese documento. Al marcar un registro como rechazado, se levanta una pantalla en donde se debe ingresar el motivo de rechazo

Con esto, queda guardado en nuevo estado del registro y la observación si Corresponde.

El ingreso de los estados finales de la revisión, no es necesario que se realice en una sola sesión. Es posible salir de la revisión de registros de muestreo y volver en otra ocasión. Los estados de los registros quedarán guardados para continuar el ingreso en otra oportunidad. Para salir de la revisión, se debe presionar el botón “Volver” de la pantalla:

Una vez que se tiene los registros de muestreo definidos, el ejecutivo financiero debe revisar, validar y decidir sobre cada uno de ellos. Finalmente, por cada registro debe ingresar el estado final de la revisión (y actualizar el monto real aprobado, que por omisión será el mismo rendido)

Una vez que están ingresados los estados para todos los registros del muestreo, se puede confirmar la revisión de la rendición (se da por finalizada la rendición financiera).

Para esto, se debe presionar el botón “Confirmar Revisión” de la funcionalidad de revisión de registros de muestreo.

Posteriormente, se mostrará el listado de los registros de muestreo en el estado final de revisión, pero no será posible realizar modificaciones, similar a la siguiente imagen:

Para todos los auxiliares en estado “Revisión”, el ejecutivo de fomento debe revisar y definir el estado de revisión de cada uno de los registros de muestreo.

Para realizar esta revisión, el ejecutivo de fomento, debe entrar a la bandeja de entrada de las rendiciones y presionar el botón Lupa.

Con esto, se abrirá la funcionalidad para revisión de registros de muestreo:

Los estados de revisión posibles para cada uno de los registros de muestreo son:

• Pre-Aprobado: el registro queda pre-aprobado hasta la revisión trimestral en donde pasa a estado Aprobado. El monto rendido en este registro se descontará del monto del ítem asociado para las siguientes rendiciones.

El ingreso de los estados finales de la revisión, no es necesario que se realice en una sola sesión. Es posible salir de la revisión de registros de muestreo y volver en otra ocasión. Los estados de los registros quedarán guardados para continuar el ingreso en otra oportunidad. Para salir de la revisión, se debe presionar el botón “Volver” de la pantalla:

El ejecutivo financiero tiene la responsabilidad de dar por cerrada la revisión de la muestra de la rendición.

Una vez aprobada la revisión final, el auxiliar queda en estado “Pre-Aprobado”:

Al ingresar al auxiliar presionando el botón Lupa , se despliega el estado final de cada registro. Al presionar el link “Ver”, se levanta una ventana que muestra el campo observación que une la observación técnica y financiera, similar a la siguiente imagen:

Una vez que ha concluido la revisión del auxiliar, se debe notificar formalmente a la AOI el resultado de la revisión.

Para esto, el ejecutivo financiero puede entrar a un auxiliar que esté en estado “Pre-Aprobado” y presionar botón “Generar Informe Resultado de la Muestra” y se generará una planilla Excel con el formato definido y que contiene la lista de registros en estado final Rechazado y Observado, incluyendo las observaciones técnicas y financieras de cada registro.

La planilla Excel descargada, tiene un formato similar a:

Se incluye en este informe, la lista de registros que continúan en estado Con Observaciones.

Con esta planilla Excel, el director regional de Sercotec, envía mail formal al director de la AOI informando el resultado de la revisión de la rendición mensual (auxiliar).

Cuando se ha notificado formalmente el resultado de la revisión del auxiliar a la AOI, el ejecutivo financiero registra en el auxiliar esta acción para dejar disponible al ejecutivo de la AOI la información de la Revisión de auxiliar.

Para esto, el ejecutivo financiero ingresa a la bandeja de entrada de las rendiciones y selecciona el auxiliar en estado “Pre-Aprobado” y presiona el botón Lupa , se desplegará el resumen de la revisión:

Para los auxiliares en estado “Notificadas”, se podrá ver el detalle de la revisión por cada registro incluido en la planilla original rendida. Para esto, en la bandeja de entrada seleccionar el botón Lupa, similar a la siguiente imagen:

Se desplegará una pantalla con el detalle de la Revisión, similar a la siguiente imagen:

Los registros en estado “Con observaciones” o “Rechazados”, se destacarán en un color distinto a los Pre-Aprobados. Para estos registros, al presionar el link “Ver”, se abrirá una ventana donde se desplegará las observaciones técnicas y/o financieras asociadas al registro, similar a la siguiente imagen:

Para los auxiliares que tengan registros en estado “Con observaciones”, será responsabilidad del ejecutivo financiero y/o ejecutivo de fomento (dependiendo si es una observación financiera o técnica respectivamente) realizar el seguimiento y definir el estado final: “Pre-Aprobado” o “Rechazado”.

Para esto, el ejecutivo debe ingresar a la bandeja de entrada y para los auxiliares en estado “Notificada”, presionar el botón "Ojo" para ingresar a la funcionalidad de “Revisión de Registros Observados”

En la funcionalidad de “Revisión de Registros Observados”, se desplegarán sólo los registros que estén estado “Con observaciones” y que la observación sea del perfil del usuario logeado. Es decir, el ejecutivo financiero sólo verá los registros que tengan observaciones financieras; el ejecutivo de fomento sólo verá los registros que tengan observaciones técnicas.

En ambos casos, se desplegará la siguiente funcionalidad:

El usuario que requiere registrarse, debe ingresar a la url https://4.dec.cl Se desplegará la siguiente pantalla:

Se debe pinchar en el link “aquí” y se abrirá una pantalla donde debe ingresar la clave a crear y repetir la misma clave. Después de esto, se enviará un mail similar a: